Így ne őszülj bele a home officeba!

Legbelül sokan vágytunk rá. A meetingeken is gyakran felmerült, de legtöbbünk számára csak egy régi vágyálom maradt az otthoni munkavégzés fogalma. Egészen mostanáig. Éppen két hónapja már, hogy harminc fős csapatunk nagy része home office-ba kényszerült. Ez a hirtelen váltás próbára tette felkészültségünket és csapatunkat egyaránt, hiszen egyik napról a másikra kellett átállnunk, lehetőleg minél kevesebb fennakadással, ráadásul úgy, hogy vásárlóinkat továbbra is maradéktalanul és gyorsan kiszolgáljuk.

Szerencsére a megváltozott munkakörülmények ellenére sem zökkentünk ki a kerékvágásból, és igyekszünk kihozni a kialakult helyzetből (és magunkból is) a legjobbat. Egyre több személyes tapasztalatra teszünk szert a home office munkával kapcsolatban, és az előnyei mellett már a hátrányai is körvonalazódnak.

Cikkünkben összegezzük egy erre vonatkozó belső felmérésünk eredményeit, illetve összegyűjtöttük azokat a home office tippeket, amelyek nekünk is beváltak, és talán Neked is hasznodra lehetnek, hogy az otthoni munka is ugyanolyan hatékony legyen.

1. Alakíts ki napirendet, és tartsd is magad hozzá!

Home office-ban dolgozó kollégáink leginkább a napirend kialakítását hangsúlyozták válaszaikban, szerintük is rendkívül fontos a megfelelő rutin, vagyis egy home office szabályzat kialakítása. Saját bevallásuk szerint többségük ugyanúgy dolgozik, mintha bent volna az irodában, megtartotta odahaza is a munkahelyi rutint. A titok pedig az, hogy kelj fel időben, mintha csak munkába mennél és a munkahelyi időbeosztásban legyél elérhető, pont úgy mint egy átlagos munkanapon az irodában.

A pontosság home officeban kiemelten fontos, hiszen könnyedén elcsúszhat egy-egy feladat, ha nem éred el időben a munkatársakat. Ez nem kedvez az adott helyzetnek sem, és előbb-utóbb a csapat hangulatára is rányomhatja a bélyegét, hiszen a félbehagyott feladatok gyorsan felhalmozódhatnak, ami extra nyomást eredményez.

A reggeli rutinod kialakítása során hagyj időt magadnak, és rendszerezd a gondolataid, gondold át az aznapi teendőket, és készíts jegyzeteket. Ha felkészülten kezded a napot, kevésbé lesz megterhelő számodra, valamint produktívabb is lehetsz ezáltal. Ébredj időben, öltözz fel, ne maradj pizsamában naphosszat, mert az agyad képtelen lesz átállni munkavégzés üzemmódba. Ha mérsékelni szeretnéd a mobilozást, de nem szeretnéd kikapcsolni a készüléket, az is elég lehet ha egy másik asztalra teszed, hogy ne legyen kéznél; apró trükk, de beválik.

Általában 7:30 körül kezdünk, van ki később, van ki korábban, de rendszerint 8-ra már mindenki csatasorban van, és végzi a teendőit vagy átnézi az e-mailjeit, feladatait, mindezt persze egy jó erős kávé mellett. Ha meeting is van betervezve, azt általában a reggeli órákra időzítjük, és igyekszünk röviden, felkészülten átvenni a legfontosabb dolgokat. - Péter, marketing

Körültekintően priorizáld a feladataid!

Ugye Te is tapasztaltad már, hogy bizonyos napszakokban szinte repül az idő, könnyedén legyűröd a legbonyolultabb feladatokat is, míg máskor a másodpercek is óráknak tűnnek, és képtelen vagy koncentrálni a teendőidre. Nem vagy egyedül.

Tudjuk, hogy közhelyesen hangzik, de az emberek nagy többsége reggel tud leginkább fókuszáltan dolgozni, úgyhogy érdemes a legnagyobb horderejű munkát elvégezni elsőként. Ha túl vagy a nehezén, a kisebb intéznivalók már gyerekjátéknak fognak tűnni.

Ha már lankad a figyelmed, jó ötlet valamilyen adminisztratív teendőt elővenni, vagy ilyenkor elintézheted a telefonhívásokat is. Ezek a feladatok kisebb koncentrációt igényelnek.

Az egyik értékesítő kollégánk napirendje például így néz ki: “napközben meetingek, chat-es kommunikáció a csapattal, később az export partnerek kezelése, amíg igény van rá. Mostanság egyre ritkább az olyan, hogy egy napnak vége volna.”

Tarts rendszeres szüneteket!

Kollégáink 70%-a gyakran elfeledkezik a szünetekről, többnyire csak az ebédszünet jelent fix pontot a nap folyamán. Volt, aki pont a pihenők hiányát és az ezzel járó kiégés veszélyét jelölte meg a home office fő hátrányaként. A tanulság: tarts rendszeresen szüneteket, hogy aztán újult erővel tudd folytatni a munkát.

Állj fel a géptől, sétálj egyet és hagyd, hogy elkalandozzanak a gondolataid. Igyál meg egy csésze forró kávét vagy teát, simogasd meg a kutyát vagy válts pár szót a szomszéddal. Persze mindezt csak mértékkel. Ugyanez vonatkozik a hírolvasásra, illetve a közösségi média használatára is. Pihentesd a szemed és az elméd, valamint mozgasd át kissé a tested. Hidd el, a kreativitasod meg fogja hálálni.

Legyenek határok!

Érdekes módon home office-ozó kollégáink 70%-a több időt tölt munkával otthonról mint az irodából. Ebből is látszik, otthonról bizony nehezebb meghúzni azokat a bizonyos határokat munka és magánélet között.

Éppen ezért határozd meg pontosan, mikor fejezed be aznap a munkát. Könnyű beleesni a véget nem érő munkanapok csapdájába. Mindig csak még egy apróságot akarsz elintézni, aztán csak azt veszed észre, hogy az óra már elütötte az éjfélt is. Húzd meg a határokat, és csak vészhelyzetben lépj át rajtuk.

Az sem árt, ha teljesen kizárod a külvilágot, míg dolgozol. Jelentkezz ki a közösségi médiából, kerüld a hírportálokat, és halkítsd le a telefonod. Találd meg az ideális háttérzajt, ami segít az elmélyülésben, továbbá dokumentáld, hogy mi mindent végeztél el az adott napon. A kemény munka után pedig jöhet a pihenés.

Home office-ból dolgozó kollégáink 80%-a rendkívül hatékonynak érzi magát az otthoni környezetben, amit nagyjából ugyanilyen arányban meg is erősítettek a munkahelyen dolgozó kollégák annál a kérdésnél, mennyire látják hatékonynak a home office-ban működő kollégákat. Természetesen volt pár kiugró adat is. Azok tartják magukat a legkevésbé hatékonynak, akik kisgyerek mellől dolgoznak odahaza. Ez persze érthető, hiszen a figyelem így megosztódik, és nehézkes visszazökkenni.

Home office-os munkatársaink csupán 30%-a látja úgy, hogy ugyanannyit dolgozik otthon, mint a cégben szokott, 20%-uk pedig úgy gondolja, hogy sokkal hatékonyabban működik otthonról. Javarészt a saját időbeosztással, kevesebb zavaró tényezővel és a csenddel magyarázták ezt.

Ahogy értékesítő munkatársunk írta: “Produktívabb vagyok, mert csend van. El lehet mélyülni a koncentrációt igénylő feladatokban. Kevésbé fárasztó a zajterhelés kiküszöbölése miatt. Közvetlen kollégáim mind tapasztalt távmunkázók, jól működünk, sosem voltak még ilyen eredményeink.”

A home office fő hátránya mindkét oldalról nézve (home office és bent dolgozók) az, hogy nincs együtt a csapat, kevesebb a személyes kommunikáció. A válaszok alapján 10%-kal jobban működik a kollégákkal a kapcsolattartás mint a felettessel. A bent dolgozók 66%-a szerint gördülékeny a kommunikáció a home office-osokkal, csupán néhányan jelezték, hogy volna még mit javítani rajta.

Voltak észrevételek arra vonatkozóan is, hogy mivel hosszú távú a home office, ezért sokkal jobban működik mint a múltban. Most elérhetőek a otthonról dolgozók bármikor, régebben ez több gondot szokott okozni. A hátrányok közt előkelő helyen szerepel még a monotonitás, az emberek/társaság hiánya és az olykor nehézkes kapcsolattartás. Ennek hatásai csak hosszútávon fognak megmutatkozni.

Ugyanakkor érdemes megemlíteni azt is, hogy a bent dolgozó kollégákra több feladat hárul, mivel a napi feladataik mellett be kell segíteniük az otthonról dolgozóknak (termékfotók készítése, stb.). Ennek ellenére csak 16 %-uk tett erről említést a hátrányok közt.

A csapatunk sikeressége nagymértékben a kölcsönös bizalomnak is köszönhető, így nincs szükség egyfajta vasszigor bevezetésére, ami valljuk be, nem tenne jót ezekben az időkben.

Így lehetsz hatékonyabb:

• a home office ideje alatt is tartsd meg a munkahelyi időbeosztást

• légy elérhető a megadott időpontokban

• tervezd meg a napod már előző este, és írj egy teendőlistát (akár az egész hetet is megtervezheted)

• ébredj időben, hogy legyen időd ráhangolódni a munkára

• időzítsd a legnehezebb feladatokat az igazán produktív órákra, délelőttre (közhely, de működik :) )

2. Biztosítsd a megfelelő munkakörülményeket!

Home office-on lévő munkatársaink 40%-ának eddig is volt már dolgozószobája vagy dolgozósarka, újabb 40%-uk most volt ilyet kénytelen kialakítani. A munkavégzés helyszíne eléggé változatos képet mutat. A klasszikus dolgozószoba vagy nappali mellett előkerült a konyha, a hálószoba, de még a pince is (persze utóbbi csak ideiglenesen).

Lehetőség szerint érdemes első lépésként kialakítani egy fix, kevésbé zajos dolgozószobát vagy dolgozósarkot az otthonodban. Ha teheted, ne az ágyból vagy a kanapéról dolgozz, mert nehezebb lesz az eddig pihenésre használt helyekről csúcsteljesítményt nyújtanod, illetve a későbbiekben képtelen leszel ezeken a helyeken kikapcsolni.

Szükséged lesz egy megfelelő méretű asztalra, egy kényelmes székre, egy számítógépre vagy laptopra, gyors internetre, írószerekre, jegyzetfüzetre és mindarra, amit a munkád ezeken kívül megkíván. Legtöbb otthonról dolgozó kollégánknak (80%) azért be kellett szerezni valamilyen segédeszközt az otthoni munkavégzéshez. Volt, aki monitort, volt, aki ergonomikus széket vásárolt. Előfordult még kamera, flipchart és minőségi headset is.

Számítógép, laptop és kiegészítői

A home office elengedhetetlen kelléke egy megbízható asztali PC vagy laptop webkamerával és mikrofonnal felszerelve, hogy hatékonyan tudj dolgozni, és ne ess ki a munkahelyi körforgásból.

Ha külső monitort is használsz a laptophoz, akkor remek ötlet egy dokkoló beszerzése, ugyanis általa közel teljes értékű asztali PC-ként is használhatod a laptopodat, és az asztalod sem válik pár perc alatt kábelrengeteggé. Ha kíváncsi vagy mire jó egy laptopdokkoló, olvasd el cikkünket.

Természetesen ha nem akarsz egy kisebb vagyont költeni számítógépekre, ugyanakkor nem bízol az apróhirdetésekben kínált gépekben, akkor nézz körül a használt, felújított számítógépek és laptopok között is.

Felújított számítógépek és laptopok esetén üzleti modellekről van szó, melyeket hosszú távú munkavégzésre terveztek, vagyis irodai munkára tökéletesek. Ezekkel a gépekkel nem kockáztatsz, ugyanis gyorsan és elérhető áron juthatsz időtálló, minőségi számítógépekhez, méghozzá 2 év garanciával! Ha minőségi laptopra vágysz, nézz körül webáruházunkban.

Arra a kérdésre, hogy melyik laptop márka a legmegbízhatóbb, nyugodt szívvel tudjuk azt válaszolni, hogy a Lenovo, Dell és HP laptopok nem szoktak csalódást okozni ügyfeleinknek.

Ha egész nap a monitor előtt ülsz, bizony sokat számít a képminőség, a szemkímélő funkciók, és nem utolsó sorban az energiahatékonyság sem elhanyagolható. Egy üzleti kategóriás monitorral két legyet üthetsz egy csapásra, hiszen remek képminőség mellett, energiatakarékosak is. További előnyük, hogy számos modell szemvédő funkcióval és széleskörű (digitális és fizikai) beállítási lehetőségekkel is rendelkezik, így teljes mértékben személyre szabható. Az IPS panel típussal rendelkező monitorok még teltebb színekkel és magasabb betekintési szöggel rendelkeznek, igaz némileg drágábbak.

A monitor méretét tekintve nem igazán érdemes húsz colos méret alatt keresgélni. Egyrészt a magasabb felbontás miatt így nagyobb munkaterületet kapunk, másrészt a filmeket is nagyobb felbontásban élvezhetjük.

3. Tartsd a kapcsolatot a megfelelő emberekkel

A hangsúly itt a megfelelő szócskán van. Munkaidőben légy elérhető a kollégák számára, munkaidőn túl pedig légy jelen a család és a barátok számára. Nem egészséges összemosni a kettőt, mert viták és túlzott elvárások melegágyává válhat a helyzet.

Jó, ha az e-mail és a telefonhívás mellett különféle chat alkalmazásokon keresztül tartod a munkatársakkal a kapcsolatot (Google Meet, Flock, Skype, Slack), amelyek lehetővé teszik a gyors kommunikációt, és akár a videóhívásokat is.

A kollégákkal többnyire chaten tartjuk a kapcsolatot. Minden egyes osztálynak külön chatszobája van, amelyekben elsősorban a saját területüket érintő kérdésekről egyeztetnek, másodsorban pedig mémeket küldözgetnek egymásnak... :) Rövid és hosszú távon is ez a fajta kommunikáció bizonyult hatékonyabbnak a végtelen e-mailezésekkel szemben.

Külön chatszobákat használunk az értékesítés, fejlesztés, marketing és a vezetőség számára, valamint van pár közös szoba is, ahol az összes munkatársunk elérhető. A poén és a stresszoldás kedvéért létrehoztunk egy dühöngő chat szobát is, ahol mémekkel és vagy egyéb szórakoztató tartalmakkal próbáljuk feldobni egymás kedvét.

Csapaton belül rendszeressé váltak a hétfő délelőtti egyeztetések, a nagy céges videós heti beszámolót pedig nagyjából 30 fő részvételével péntekenként tartjuk. Ekkor beszéljük át, hogy mi történt az egyes részlegeken a hét folyamán, illetve ki hogy bírja a home office-t. Ilyenkor vesszük át azt is, hogy hogyan állunk a projektekkel, hogy mik azok a kérdések, kérések amelyekkel foglalkoznunk kéne.

Olykor-olykor feltűnik a színen egy morcos kutyus vagy egy (jobb esetben csak) integető gyerkőc, úgyhogy a vicces pillanatokból sincs hiány.

Mivel a cégben elég alacsony az átlagéletkor, nem okozott különösebb gondot a távkommunikáció. Eddig is használtunk céges chatet (időközben fél nap alatt képesek voltunk átállni egy teljesen új rendszerre), illetve szerencsére a videochat hatékony alkalmazása sem haladta meg a képességeinket. Na de IT-vel foglalkozó cég esetében ez alapból elvárható. Sokat segítenek az időkénti írásos összefoglalók arról, hogy ki min dolgozik éppen. Jobban érezhetővé válik, hogy haladunk, és otthonról is tudjuk hozni a jó eredményeket. Ez nagyban kihat a cégen belüli hangulatra is, hiszen jelenleg különösen fontos, hogy mindenki tisztában legyen a helyzetünkkel.

Egyébként kutatások bizonyítják, hogy sokkal inkább odafigyelünk a másikra és a mondandójára, ha a hang mellé kép is társul. Könnyebb elkalandozni és mással foglalkozni, ha csak egy érzékszervünket köti le az aktuális kommunikáció. Persze nem kell átesni a ló túloldalára sem. Nem szükséges 50 fős videóhívásokat tartani, illetve percenként ellenőrizni a chatet vagy az e-mailfiókot.

A felsorolt kommunikációs csatornáknak hála kevésbé érzed majd magad egyedül és elszigetelve, illetve a videohívás külön motiváció arra nézve, hogy olykor-olykor rendbe kapd magad még otthon ülve is.

Mozogj, pihenj, lomtalaníts!

Mindemellett mozogj eleget, hogy erősödjön az immunrendszered, és javuljon a (munka)kedved. Ne hagyd ki az étkezéseket a munkába belefeledkezve, valamint fogyassz sok zöldséget és gyümölcsöt!

Ha már egyszer úgyis otthon kell maradnod, használd ki az időt és a lehetőséget arra, hogy végre rendet rakj minden rejtett zugban, és megszabadulj a felesleges holmijaidtól, legyen szó eladásról, ajándékozásról vagy egyszerűen a dolgok kidobásáról.

A mi esetünk is jól példázza, hogy kemény műfaj a home office. Napirend, prioritások, megfelelő munkakörülmények és a kulcsfontosságú kommunikáció nélkül bizony könnyedén fejünkre nőhet a munka, és borulhat a napi, heti, de akár a havi terv is mind a munkahelyen, mind a magánéletben. Tartsd magad a leírt tippekhez, és garantáltan egyszerűbb, valamint hatékonyabb home office-időszaknak nézel elébe.